Comptables, gagnez du temps grâce à un aide-comptable à distance !
Par définition, un assistant comptable est une personne qui aide le comptable dans l’exécution de ses tâches. Il est important que le comptable puisse se concentrer sur des missions à forte valeur ajoutée, alors le plus ingénieux pour un expert occupé est de déléguer certaines tâches pour écourter sa To-do-list.
De même, une entreprise en développement qui souhaite exceller dans son cœur d’activité peut étoffer son pôle administratif et financier pour gagner en efficacité. Lorsque les dossiers à émettre et à traiter croissent, engager un aide-comptable à distance est la meilleure décision à prendre pour effectuer les écritures de base en comptabilité, avant de les soumettre à une expertise comptable. Pour moins de distraction et plus de précision !
Entrepreneur, découvrez en quoi un assistant comptable à distance peut vous aider à être plus efficace et productif !
1. Gestion comptable : tenue des registres financiers
L’assistant virtuel comptable peut se charger de toutes vos tâches fastidieuses et éviter que votre équipe ne soit trop distraite par les tâches trop variées. En termes de registres financiers, une aide en comptabilité peut faire les tâches suivantes :
- L’enregistrement des factures émises et les notes de frais
- La constitution et le contrôle des livres d’achat et de vente
- Le classement des dépenses avec les étiquettes qui conviennent
- L’écriture des registres de manière à les rendre faciles à comprendre et à gérer
Avoir un assistant en comptabilité à distance permet de créer un système de comptabilité générale compréhensible et accessible aux entrepreneurs qui ne sont pas forcément experts en chiffres.
2. Paiement des factures et création de factures
L’un des aspects les plus appréciés du travail d’un aide-comptable concerne la facturation et les paiements. En effet, il s’agit de tâches chronophages qui requièrent une attention particulière et qui, pourtant, ne nécessitent pas impérativement d’avoir un DCG (diplôme de comptabilité et gestion).
Aussi, pour vous aider à vous focaliser sur d’autres tâches, l’aide à distance est en mesure de s’occuper :
- Du paiement des fournisseurs
- De la saisie des factures à émettre
- De la génération des factures
- De l’envoi, contrôle et enregistrement des factures
- De l’encaissement des paiements
- Du suivi des déclarations
- Des relances
3. Gestion de la paie
Des collaborateurs motivés sont des collaborateurs de confiance ! L’un des éléments de motivation est la régularité et la précision concernant leur paie. La constitution d’une fiche de paie correcte et juste pour chaque collaborateur est cruciale pour la bonne marche de vos activités. Une aide virtuelle comptable accomplit pour vous :
- La création et l’élaboration des fiches de paie
- L’émission des ordres de virement ou le paiement des collaborateurs
Quelle que soit la fréquence de paiement que vous avez choisi pour votre personnel, il vous faut être régulier et précis. Avoir une aide à vos côtés vous facilite grandement la tâche. Et encore plus si vous mettez en place un logiciel simple d’utilisation comme Sage 100, Quickbooks ou Itool.
4. Rapprochement bancaire
Le rapprochement bancaire, axé sur le contrôle des actifs en banque, n’est pas une obligation légale. Pourtant, il est également indispensable de comparer les données fournies par votre banque, via les relevés de compte, avec vos relevés en interne.
Tous les mois ou tous les trimestres, vous pourriez gagner à effectuer un rapprochement bancaire avec l’aide de votre collaborateur comptable. Il assurerait la mission de :
- Effectuer un pointage croisé des documents (relevé de compte et document comptable en interne)
- Constater la différence ou la correspondance des soldes
5. Préparation des déclarations d’impôts
Sous tous les angles, les ouvrages qui se rapportent aux impôts sont fastidieux. Il s’agit de processus longs qui comportent des tâches très récurrentes. Aussi, vous avez la chance d’alléger votre charge de travail et de vaquer à d’autres occupations, car votre aide va faire :
- La préparation des déclarations fiscales
- La réalisation et le suivi des clôtures de compte (mensuelles ou annuelles)
- Le rappel des échéances
6. Les achats pour l’entreprise par une aide-comptable à distance
Les propriétaires de petites entreprises et PME utilisent parfois le même compte pour les dépenses personnelles et professionnelles. Il est cependant plus facile de placer les fonds de l’entreprise séparément. C’est en cela que l’aide-comptable à distance peut être utile lorsque vous lui confiez le paiement des achats de l’entreprise via un compte bancaire dédié à cette fin.
Vous pouvez approvisionner le compte avec le montant que vous souhaitez et communiquer les besoins de l’entreprise (via un lien ou une wishlist) pour que votre aide effectue le paiement en ligne à votre place.
Bien entendu, le contrôle des mouvements peut se faire par la consultation des relevés et des factures reçues.
7. Suivi des crédits
Si vous avez contracté des crédits pour votre entreprise, il est important de respecter les échéances. C’est aussi de l’attribution de l’aide-comptable à distance (si vous lui en donnez la responsabilité) de vous rappeler les dates importantes et d’en faire les suivis requis.
Cette personne peut vous rappeler d’approvisionner votre compte à l’approche des dates butoirs et vous fournir l’état de vos comptes à chaque fois que vous en aurez besoin. D’ailleurs, en tant qu’entrepreneur, vous êtes encouragé à vous enquérir de la trésorerie de votre entreprise de manière régulière.
8. Comptabilité de fin d’année
Les comptes de pertes et profits ou les bilans sont également faciles à générer par votre assistant virtuel comptable. Qu’il s’agisse d’une balance de vérification ou d’une analyse des flux de trésorerie, il peut être un atout inestimable.
L’aide-comptable s’occupe également de préparer les rapports destinés à vos experts-comptables pour l’examen de fin d’année. Il va constituer pour vous :
- Les bilans
- Un compte de vérification
- Une analyse des flux de trésorerie
- Mais aussi, au besoin, un rapprochement bancaire
9. Gestion des données clients et fournisseurs
Il s’agit ici des données enregistrées en 4 dans votre compte : les clients et les fournisseurs. Nous avons vu en première partie que l’aide-comptable à distance avait comme attribution de régler les factures et en émettre.
À part cela, il effectue également :
- L’enregistrement et le suivi des données
- La relance auprès des clients
- Le lettrage des comptes de tiers
10. Simplification des questions réglementaires
En dehors des aspects opérationnels de son travail, un assistant comptable peut vous aider en tant que profane et personne constamment occupée à comprendre le b-a-ba de la comptabilité.
Cela peut sembler puéril, voire inutile, mais il est important de s’informer et de comprendre le fonctionnement de vos finances et les règlements qui les régissent. Il peut également vous venir en aide pour vous tenir à jour sur les nouvelles lois. Vous ne pouvez pas toujours demander cela à votre expert-comptable. Néanmoins, à la limite des compétences de votre aide en comptabilité, n’hésitez pas à faire appel à lui.
Il est vital d’avoir un assistant virtuel compétent en comptabilité si vous tenez à rester concentré sur le cœur d’activité de votre entreprise sans sacrifier cet aspect crucial. Engager la bonne aide-comptable peut vous aider à économiser sur les coûts et à gagner en productivité. En réalité, une assistante en comptabilité est précieuse pour garder un œil sur vos chiffres et gérer vos ressources financières. Elle vous aidera à comprendre que même si vous avez un petit budget et que vous devez vous concentrer sur d’autres tâches, votre comptabilité est entre de bonnes mains.